Privacyverklaring

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend gegevens die je zelf aan ons geeft, via een van de formulieren op deze website of doordat je ons mailt. Wij kopen geen gegevens in, wij koppelen geen externe bestanden aan je gegevens en wij bouwen geen profiel op van je surfgedrag.

• Interesseformulier voor jongeren en deelnemers

  Wij verwerken je naam, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, je rol (jongere, ouder, school, professional of partner) en wat je zelf in het toelichtingsveld schrijft.

• Formulier voor partners en professionals

  Wij verwerken je naam, de organisatie die je vertegenwoordigt, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en de toelichting die je meestuurt.

• Algemeen contactformulier

  Wij verwerken je naam, je e-mailadres, het onderwerp dat je kiest en de inhoud van je bericht.

Alleen je naam en je e-mailadres zijn verplicht: zonder die twee kunnen wij je niet terugmailen. Alle overige velden zijn vrijwillig. Wij vragen niet om bijzondere gegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof of afkomst. Vul die dus ook niet in een vrij tekstveld in. Doe je dat toch, dan gebruiken wij die informatie alleen om je bericht te kunnen beantwoorden.

Daarnaast houdt onze hostingpartij technische logbestanden bij, zoals je IP-adres en het tijdstip van je bezoek. Die zijn nodig om de website veilig en beschikbaar te houden. Over cookies lees je meer in onze cookieverklaring.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij gebruiken je gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze gaf. Concreet betekent dat: je vraag beantwoorden, je interesse opvolgen met een gesprek of nadere informatie, en een aanmelding voor een bestuurs- of teamrol behandelen. Wij gebruiken je gegevens niet voor ongevraagde mailings.

De grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die wij hiervoor gebruiken zijn: toestemming (je vult het formulier zelf in en verstuurt het) en ons gerechtvaardigd belang om contact met je te onderhouden, de organisatie op te bouwen en de website veilig te laten werken. Vragen wij ooit iets waarvoor een andere grondslag nodig is, dan leggen wij dat vooraf uit.

Wie je gegevens ontvangt

Binnen Huis van Excellentie kunnen alleen de mensen bij je gegevens die je bericht moeten behandelen. In de huidige fase is dat een klein aantal betrokkenen rond de oprichting.

Wij schakelen daarnaast dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Onze website draait bij Vercel en onze formulieren en database bij Supabase. Een aparte e-mailprovider voor bevestigings- of nieuwsbriefmails gebruiken wij op dit moment nog niet. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin staat dat zij je gegevens alleen voor ons mogen gebruiken. Wil je weten waar zij je gegevens opslaan, dan vertellen wij je dat op verzoek via info@huisvanexcellentie.nl.

Wij verkopen je gegevens niet en wij delen ze niet met adverteerders of databedrijven. Wij delen je gegevens ook niet met partners, scholen of andere organisaties, tenzij jij daar zelf om vraagt of vooraf uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een vordering van een bevoegde instantie, kunnen wij gegevens moeten verstrekken.

Hoelang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Iedere aanmelding en ieder bericht registreren wij in een intern opvolgsysteem, zodat je vraag niet blijft liggen en wij kunnen bijhouden wie ermee bezig is. Een afgehandelde aanmelding (afgerond of niet passend) bewaren wij tot maximaal vierentwintig maanden na afronding, zodat wij je nog kunnen benaderen wanneer een programma daadwerkelijk start. Daarna schonen wij de gegevens op. Wil je eerder dat wij je gegevens wissen, dan doen wij dat op je verzoek.

Gegevens van kandidaten voor een bestuurs- of teamrol bewaren wij tot maximaal vier weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming geeft ze langer te bewaren. Technische logbestanden bewaart onze hostingpartij kort, in de regel enkele weken. Deze termijnen leggen wij vast in ons interne bewaarbeleid.

Jongeren onder de zestien

Wij richten ons op jongeren en dat vraagt om extra zorgvuldigheid. Ben je jonger dan zestien jaar, dan hebben wij toestemming van je ouder of verzorger nodig voordat wij je gegevens mogen verwerken. Vul het formulier in dat geval samen met hen in, of laat hen ons mailen.

Merken wij dat wij gegevens van een minderjarige hebben zonder die toestemming, dan verwijderen wij die. Ben je ouder of verzorger en denk je dat wij zonder toestemming gegevens van je kind hebben? Mail ons via info@huisvanexcellentie.nl en wij lossen het op. Bij twijfel kiezen wij altijd voor de meest voorzichtige route.

Beeld en publicatie

Op deze website staan bewust geen foto's van deelnemers. Wij werken met ons beeldmerk, lijnillustraties en typografie. Wij publiceren geen namen, verhalen of beeldmateriaal van jongeren zolang daar geen zorgvuldige toestemmingsprocedure voor ligt.

Zodra wij programma's uitvoeren en beeld of verhalen willen delen, vragen wij daarvoor altijd vooraf uitdrukkelijk toestemming. Bij minderjarigen vragen wij die ook aan een ouder of verzorger. Die toestemming is vrijwillig: nee zeggen heeft nooit gevolgen voor deelname. Je mag toestemming bovendien altijd weer intrekken. Wij halen het beeld of verhaal dan zo snel als redelijkerwijs mogelijk van onze eigen kanalen. Al gedrukt materiaal kunnen wij niet terughalen. Wij leggen deze werkwijze vast in ons beeld- en publicatiebeleid.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Deze website verstuurt gegevens via een beveiligde verbinding (HTTPS). Toegang tot de formulierinzendingen is afgeschermd: elk teamlid heeft een eigen persoonlijk account met wachtwoord, toegang wordt per persoon verleend en weer ingetrokken, en de inzendingen zijn nooit publiek terug te lezen via de website. Alleen mensen die het nodig hebben krijgen toegang. Wij kiezen bij voorkeur leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte opslaan.

Geen enkele organisatie kan absolute veiligheid garanderen. Vermoed je een lek of zie je iets dat niet klopt? Mail ons via info@huisvanexcellentie.nl en wij pakken het direct op. Bij een datalek met risico voor jouw rechten melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou wanneer de wet dat voorschrijft.

Jouw rechten

De AVG geeft je een aantal rechten. Je oefent ze uit door te mailen naar info@huisvanexcellentie.nl. Wij bevestigen je verzoek en reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je verzoek te bevestigen vanaf het e-mailadres dat je bij ons gebruikte.

• Inzage

  Je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben en wat wij ermee doen.

• Correctie

  Kloppen gegevens niet, dan passen wij ze op je verzoek aan.

• Verwijdering

  Je mag ons vragen je gegevens te wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.

• Beperking en bezwaar

  Je mag bezwaar maken tegen een verwerking of vragen die tijdelijk stil te zetten.

• Intrekken van toestemming

  Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die op elk moment weer intrekken. Wat daarvoor gebeurde blijft rechtmatig.

• Overdraagbaarheid

  Je mag vragen om de gegevens die je zelf aan ons gaf in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen.

Vragen over privacy

Heb je een vraag, een zorg of een verzoek over je gegevens? Mail dan naar info@huisvanexcellentie.nl of gebruik het contactformulier. Wij reageren zo snel mogelijk. Gaat je bericht over ongewenst gedrag of integriteit, kijk dan bij klachten en integriteit.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, wij lossen het graag samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze verklaring

Huis van Excellentie is in opbouw. Deze verklaring groeit mee met de organisatie en met de systemen die wij gebruiken. Verandert er iets wezenlijks, dan passen wij deze pagina aan en werken wij de datum bovenaan bij.

Terug naar de homepage.